Directorios: Una guía práctica para empezar

Una reunión de directorio puede ser una excelente oportunidad para un CEO donde desarrollar una estrategia, o una fuente de estrés y angustia que lo desenfoque de sus objetivos principales.

Para evitar lo segundo, queremos darles algunos tips y una guía práctica de cómo enfrentarlos (básicamente que es lo que nos gustaría ver)¹.

Aspectos generales

• No gasten demasiado tiempo en hacer “la presentación perfecta”. Su foco como CEO es hacer crecer la empresa y asegurar la continuidad del negocio.
• La presentación debiera ser simple (un punteo de los aspectos principales) y con un estructura consistente (así los directores saben a lo que van y se acostumbran).
• Los objetivos de la reunión, entregables y compromisos (tanto del CEO como de los mismo directores) deben ser explícitos y específicos.
• Es importante resumir lo ocurrido y reportar los avances logrados, pero lo fundamental es centrarse en las decisiones futuras y próximos desafíos.

Como preparar la reunión

• Enviar la presentación 3–4 días antes. Explicitar los objetivos de la reunión y las preguntas claves a ser discutidas.
• Evitar sorpresas. Los directores (los buenos al menos), intenta llegar con la información leída y analizada, por lo que encontrarse con temas para los que no estaban preparados suele no ser agradable.
• Sean críticas respecto al tema elegido como foco de la sesión, pensando en la duración y cantidad de información a incluir.

Durante la reunión:

• Explicar el objetivo principal de la reunión y como el Directorio puede apoyar para su concreción.
• Hay temas que no son estratégicos pero que deben mencionarse (ej: nº de nuevos clientes o presupuesto de los próximos meses). No es necesario detenerse pero si informar para el conocimiento general.

Tip: Si alguno de los directores no alcanzó a leer los documentos enviados anticipadamente, se sugiere hacer una pausa al comienzo de la reunión de 10 minutos de forma que pueda repasar el contenido y estar así preparado para aportar

• Sean muy claros en los aspectos que requieren o necesitan ayudar (esa es una de las tareas principales del directorio). Pero recuerden la diferencia entre pedir ayuda y que alguien haga la pega por ustedes.
• Se requiere de una estructura, pero está no debe impedir la discusión.
• Comienza despejando las formalidades (estos templates son muy útiles para eso) y todos los aspectos que requieran aprobación del directorio.

“Definan su relación con sus directores, sus objetivos y asígnenle a cada uno una tarea. No los traten como sus jefes” - Marc Pincus, Zynga.

Post reunión

• Se debe dejar establecido de manera explícita y sin ambigüedades los compromisos adquiridos, quienes son los responsables de las tareas y los plazos para realizarlas.
• Si los directores se comprometen ha hacer algo, esperen que lo hagan (y exíjanselo!).
• Dentro de lo posible y según la disponibilidad, intenten tener reuniones 1–1 con los directores de manera regular para tener su feedback y comentarios.

Pasos simples para un directorio exitoso

Sección 1: Intro

• Agenda y tiempo estimado para cada punto. Ej:
• S1: Introducción y Objetivos: 10 min
• S2: Compromisos anteriores y formalidades: 10 min
• S3: Big Picture: 15 min
• S4: Evolución del Negocio y KPIs 20 min
• S5: La Compañía 20 min
• S6: Tema específico 1 30 min
• S7: Tema específico 2 30 min
• Objetivo clave de la reunión: Explicitar cual es el tema que más los preocupa hoy y como el directorio puede ayudar.

Sección 2: Compromisos y formalidades

• Formalidades: Revisar que todas las formalidades y aspectos que requieran aprobación se cubran al inicio de la reunión (ej: actas reunión anterior, presupuestos, ESOP comprometidos, etc).
• Compromisos: Revisar los compromisos generados en la reunión anterior. Pueden ser del CEO (el equivalente a la compañía) o de los miembros del Directorio. Recuerden que el directorio no está solo en su calidad de inversionista sino para aportar con su trabajo y recursos.

Sección 3: Big Picture

Los directores no conocen la empresa ni el día a día de lo que ocurre, por lo que esta es la instancia donde ustedes, de manera sucinta y concisa, pueden informarle de lo que está ocurriendo. Con esto le dan perspectiva y una visión general a su directorio por lo que está pasando la empresa

• Highlights: Lo bueno conseguido en el período y como se hizo.

• Lowlights: Lo que se puede mejorar y una propuesta/idea de como hacerlo (no escondan lo que falle ni intenten justificarlo).

• Evolución de la industria: Es clave mantener informado a su directorio de cuales son los cambios o nuevas tendencias que están apareciendo en la industria, pues pueden generar una gran influencia en sus futuras decisiones. Aquí deben considerar, entre otras:
• Competidores.
• Tendencias de la industria.
• Regulación.

Sección 4: Evolución del Negocio

Los elementos a desplegar en esta sección varían dependiendo la industria y su modelo de negocio. El objetivo es cubrir los KPI claves acordados, aspectos financieros, evaluar las desviaciones respecto a la planificación inicial, etc. Como mínimo deberían cubrir:

• Aspectos financieros: Caja disponible para los próximos meses, monto gastado por mes, costo adquisición clientes, etc.
• Funnel de clientes: nuevos clientes potenciales, estado de avance de los pilotos, conversión, retención, etc.
• Desviaciones del plan inicial: mostrar los KPI planeados originalmente vs el desempeño real de los últimos meses. Esta información es muy útil para evaluar las futuras decisiones de la compañía y posibles cambios de estrategia.

Sección 5: La empresa

Esta sección se refiere a los aspectos principales de lo que esta ocurriendo dentro de la empresa. Dependiendo del nivel de desarrollo podrá variar lo extenso de esta sección. Como mínimo deberían considerar:

• Equipo: Organización actual, futuras incorporaciones necesarias para los próximos 6 meses, nuevos perfiles, ESOP que debieran entregarse, sueldos, etc.
• Roadmap producto: En la etapa inicial la evaluación del producto es clave para el futuro de la empresa. Deben indicar que aspectos se están desarrollando, objetivo, tiempos comprometidos y responsables.
• Pipeline clientes: Detallar potenciales ventas, pilotos en curso y nuevas oportunidades. Ideal incluir el feedback y aprendizajes obtenidos en las interacciones con los usuarios.

Sección 6: Foco de la reunión

En esta sección se deben tratar 2 temas (máximo 3) para discutir. Se debe considerar establecer el punto principal y algunos elementos claves asociados. Si el tema lo requiere, es importante tener láminas de apoyo para ilustrar mejor el problema.

Descarga la guía en PDF

🔗 https://drive.google.com/open?id=1n6iebskFjR-opCmAK8cYHTL31Soraqan

Fuentes: Sequoia: “Preparing a Board Deck” / Alexander Jarvis in Medium.com / Next View Ventures: “Startup board deck templates”. ↩